Революционный инструмент автоматизации финансового управления компанией

Евгений Фролов: соучредитель и главный консультант «Высоцкий Консалтинг Москва», учредитель компании «Инсайт-Альянс».

Я являюсь соучредителем, главным консультантом и лектором «Высоцкий Консалтинг Москва», имею опыт внедрения финансового планирования в десятках компаний наших клиентов. Финансовое планирование (ФП) является одним из важнейших инструментов управления, и именно внедрение финансового планирования на нашем проекте Школа Владельцев Бизнеса является своего рода точкой перелома в управляемости компании.

Этот инструмент при правильном внедрении значительно повышает ответственность топ-менеджеров компании в отношении управления. Благодаря отточенной методике внедрения владелец дает своим руководителям полный инструментарий со всеми регламентами, формами и процедурой планирования. Когда руководитель точно понимает суть инструмента и ему известны правила игры, то он достаточно легко берет на себя ответственность, более того, продуктивные руководители делают это с удовольствием, так как это для них — увеличение масштаба игры, что само по себе более интересно. Важно и то, что руководители начинают проявлять больше творчества в создании компании. А ведь именно творчество сотрудников и тем более руководителей является ценнейшим ресурсом любой компании.

Обычные результаты внедрения финансового планирования — это, помимо полного контроля и прозрачности финансовых потоков, стабильная платежеспособность компании, рост активов, удобная система сбора заявок на расходы, позволяющая эффективно контролировать каждый расход. Но самое «вкусное» для владельца — это то, что он может отойти от оперативного управления и даже распределение денег передать своим руководителям.

Несколько лет назад, будучи ещё клиентом «Высоцкий Консалтинг», я завершил ШВБ вместе со своим партнером, мы внедрили систему управления Хаббарда в компанию Инсайт-Альянс. Инсайт-Альянс — это компания, которую основал я, вид деятельности — внедрение экономического программного обеспечения на платформе 1С на различных предприятиях. Так вот, после внедрения финансового планирования в своей компании я полностью снял с себя проблемы финансового управления. У нас есть регламент по финансовому планированию, в котором изложена вся политика по распределению средств и порядок того, как оно должно выполняться. Каждую неделю я получаю свои учредительские дивиденды, и мне не надо напоминать об этом, т. к. это часть системы. И даже когда мой партнер (он сейчас выполняет функции исполнительного директора) уезжает в отпуск или на обучение, руководители вполне эффективно сами проводят финансовое планирование и стабильная работа компании продолжается.

Когда после внедрения ФП исполнительный директор поехал в отпуск на две недели, у нас были некоторые переживания по поводу того, как же топы сами распределят деньги. И вот после первого «самостоятельного» финансового планирования финансовый директор присылает на утверждение директиву ФП и, просматривая ее, исполнительный директор понимает, что распределение сделано именно так, как он сам бы это сделал — это было некоторой вехой в управлении Инсайт-Альянса. А я как владелец уже даже забыл, когда последний раз я думал о сроках выплаты зарплаты или аренды, или оплаты поставщикам, т. е. эти вопросы давно делегированы высшему руководству компании, и я занимаюсь только функциями владельца, что, безусловно, приносит много творческого удовольствия.

Но могу сказать, что мы пошли дальше — мы создали революционный продукт, который автоматизирует все основные инструменты управления, в том числе и финансовое планирование, на платформе 1С. Этот продукт называется Комплексная система управления «Инсайт». Изначально я решал вопрос удаленного управления своей компанией, т. к. компания Инсайт-Альянс находится в Ростове-на-Дону, а сам я живу в Москве и в Ростове бываю максимум 4 раза в год. Мне нужно было иметь возможность оперативно видеть все показатели деятельности компании, а также иметь инструмент отслеживания выполнения моих стратегических задач и видеть финансовое состояние компании. Могу сказать, что нам полностью удалось решить эту задачу и даже лучше, чем я ожидал.

В настоящее время достаточно «модно» использовать автоматизацию, т. к. это очень полезный инструмент для поднятия эффективности управления. Но хочу предостеречь от очень распространенной ошибки — это попытка автоматизировать процессы, которых фактически ещё нет. Финансовое планирование, как и любой другой инструмент управления, имеет смысл автоматизировать ТОЛЬКО ПОСЛЕ ТОГО, КАК ВНЕДРЕНА САМА ИДЕОЛОГИЯ И МЕХАНИЗМЫ ЭТОГО ИНСТРУМЕНТА, т. е. в компании уже разобрались со всеми принципами ФП, научились проводить само финансовое планирование, утвердили все необходимые формы и регламенты, определились с составом фондов, статей расходов и т. д. Если пытаться автоматизировать ФП до внедрения этих элементов, то это значительно усложнит процесс, поскольку нужно будет одновременно внедрять уже две системы: первая — это финансовое планирование, вторая — это система автоматизации. Это повлечет за собой большое количество переделок, расстройств и даже может привести к тому, что вы откажетесь от внедрения системы финансового планирования: вам всё покажется слишком сложным и запутанным. Школа Владельцев Бизнеса помогает избежать этих проблем.

Давайте рассмотрим ситуацию, когда финансовое планирование внедрено, но оно проводится с помощью Excel или какого-либо другого программного продукта, отличного от основной учетной системы (под учетной системой здесь понимается база данных, в которой собраны все основные финансовые движения компании — касса, банк, остатки товаров, задолженности покупателей, задолженности перед поставщиками, основные средства и прочее). При такой ситуации (когда ФП ведется в другой программе или в Excel) процесс управления деньгами связан с достаточно большими трудозатратами сотрудников бухгалтерии, нет возможности получения аналитических отчетов, а на те отчеты, которые получается сформировать, уходит много времени. Для решения подобных проблем и служит автоматизация.

Что дает автоматизация ФП? Появляется дополнительный контроль за ошибками, т. е. многие человеческие ошибки будут исключены автоматически. Скорость получения данных вырастает в разы. За счет быстрого получения любого разреза аналитических данных у руководства появляется возможность быстрее принимать управленческие решения. В целом снижаются трудозатраты на управление финансами, и все руководители более компетентно используют инструменты финансового управления.

Теперь давайте ответим на вопрос: Какой программный продукт имеет смысл использовать для автоматизации финансового планирования? Мое мнение — безусловно, технологическая платформа 1С. За последние несколько лет на российском рынке абсолютным лидером в автоматизации задач экономического назначения являются продукты семейства 1С. Сейчас мало кто не слышал, что такое 1С. И хотя бытует мнение, что 1С — это бухгалтерская программа, это далеко не так. На платформе 1С на текущий момент решаются задачи автоматизации складского учета, управление взаимоотношениями с клиентами, работа с поставщиками, с покупателями. А также на 1С уже имеются готовые решения практически под любую отрасль — не просто торговля или производство, а автоматизации стоматологии, магазинов оптики, автомагазинов, аренда и многое, многое другое. Когда вы покупаете готовый продукт, то не тратите время на «изобретение велосипеда».

Еще одним бесспорным преимуществом программы 1С является большое количество специалистов на рынке, которые уже работали с этим продуктом: бухгалтеры, кладовщики, менеджеры, финансисты и т. д. Соответственно не требуется их обучать с нуля работе с программой. Даже в любом небольшом городке есть специалисты, которые могут обслужить программный продукт 1С, внести дополнительные настройки и т. д.

Отличительной чертой 1С является возможность простой доработки, т. е. после покупки продукта вы можете его легко модернизировать под специфику своей деятельности.

Именно по этим причинам была создана Комплексная система автоматизации «Инсайт» (КСА «Инсайт»). Это продукт, который на 1С автоматизирует работу со статистиками, оргсхемой, коммуникацией, стратегическими программами и, конечно же, финансовое планирование.

Особенно я хочу отметить модуль финансового планирования, потому что использование этого модуля в 1С значительно снижает трудозатраты сотрудников финансовой службы на ведение финансового планирования: все платежные документы автоматически отражают движение по фондам. Нет необходимости объяснять бухгалтерам какие-то новые механизмы работы, они продолжают работать в привычной 1С и не переносят данные ни в какие другие программы.

За счет того что 1С по своей сути очень гибкая программа, управление финансами можно настроить под самые специфические требования предприятия.

На основе уже накопленного опыта могу сказать, что внедрение финансового планирования на 1С проходит достаточно гладко, т. к. в этой системе много функций уже реализовано, а сотрудники привыкли к формам и внешнему виду документов данной программы.

БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

Хочу обратить внимание еще на один инструмент, который достаточно эффективно дополняет финансовое планирование, — это бюджетирование. Этот инструмент просто незаменим для среднего и большого бизнеса.

Вначале давайте посмотрим на определение слова бюджет. Произошло оно от старонормандского bougette — кошелёк, сумка, кожаный мешок, мешок с деньгами. Бюджет — это схема доходов и расходов определённого лица (семьи, бизнеса, организации, государства и т. д.), устанавливаемая на определённый период времени, обычно на один год.

Бюджеты бывают двух основных форм. Первая — это бюджет доходов и расходов. Данный вид бюджета фиксирует, сколько мы планируем получить денег и как мы их планируем потратить в каждом периоде. Данный вид бюджета помогает предусмотреть, сколько нам нужно в сезон отложить дене?? на не сезон, контролировать уровень расходов в привязке к уровню дохода, а также контролировать финансовый результат.

Вторая распространенная форма бюджета — бюджет движения денежных средств. Данный бюджет помогает планировать движение денег на конкретные даты. Например, по договорам с поставщиками нам нужно в начале месяца сделать большой платеж, но деньги от клиентов мы получим только в конце месяца. И хотя по финансовому результату месяца у нас достаточно денег, но вот в нужный момент мы их не имеем, и важно предусмотреть, где мы их сможем взять.

Само по себе бюджетирование — это уже более стратегический инструмент по сравнению с финансовым планированием, но без финансового планирования он не будет по-настоящему эффективен, потому что недостаточно грамотно спланировать финансовые показатели и отслеживать их исполнение, нужно еще и эффективно влиять на их достижение, а именно это прекрасно позволяет делать финансовое планирование. Соответственно, финансовое планирование очень хорошо дополняется бюджетированием, и вместе они создают исчерпывающую систему финансового управления.

Эти два инструмента очень хорошо сочетаются в нашем программном продукте КСУ «Инсайт» и создают по-настоящему мощную и эффективную систему управления финансами.

Если в компании запустить эти два инструмента (финансовое планирование и бюджетирование), да еще и автоматизировать их, то вы получите исчерпывающий контроль и стабильное управление финансами. Опять же, на 1С это уже реализовано и прекрасно работает. Вам остаётся только воспользоваться готовыми решениями и успешным опытом.

Желаю успехов и процветания, Евгений Фролов.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *